หลังจากที่ประเทศญี่ปุ่นพ่ายแพ้สงครามโลกครั้งที่สอง ญี่ปุ่นซึ่งอยู่ในสภาพที่สูญสิ้นทุกสิ่งทุกอย่าง ปัจจัยการผลิตทุกประเภทไม่อยู่ในฐานะที่จะเอื้ออำนวยต่อการพัฒนาประเทศได้แต่ชาวญี่ปุ่นก็มิได้ท้อถอยช่วยกันทำงานเพื่อเพิ่มผลผลิตของประเทศให้สูงขึ้น
จะเห็นได้ว่าในระยะ 30 ปีหลังนี้ประเทศญี่ปุ่นมีอัตราการขาดงานต่ำ อัตราการเข้าออกจากงานประมาณครึ่งหนึ่งของบริษัทอเมริกัน พนักงานของบริษัทญี่ปุ่นจะมีความผูกพันกับบริษัทสูง
จากการที่ประเทศญี่ปุ่นประสบความสำเร็จเป็นอย่างมากในการบริหารงาน จึงทำให้การบริหารงานระบบญี่ปุ่นเป็นที่สนใจแก่คนทั่วไปทั้งในแง่ของการจ้างงานแบบตลอดชีพ การตัดสินใจแบบมีส่วนร่วม เป็นต้น
ปัจจัยต่าง ๆ เหล่านี้เป็นเพียงลักษณะพิเศษลักษณะหนึ่งของการบริหารงานระบบญี่ปุ่นเท่านั้นซึ่งจะมีความแตกต่างไปจากระบบการบริหารงานระบบอื่นๆ ทั้งในแง่ของโครงสร้างขององค์การและกระบวนการในการบริหาร โดยเฉพาะกระบวนการในการบริหารนี้
การบริหารงานระบบญี่ปุ่นจะให้ความสำคัญเป็นอย่างมากในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ใน 3 ลักษณะ คือ
- รูปแบบของการบริหาร
- วิธีการในการบริหาร
- กลยุทธ์ในการบริหาร
รูปแบบของการบริหาร
ปรัชญาการบริหารงานระบบญี่ปุ่นนั้นจะให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ใน 3 ลักษณะ คือ
- การสร้างทรัพยากรมนุษย์ภายในองค์การ วิธีการนี้จะทำให้ได้ทรัพยากรมนุษย์ที่มีคุณภาพที่องค์การต้องการและเป็นการชักจูงให้เขาอยู่กังองค์การนาน ๆ
- ปรัชญาการบริหารงานของบริษัทที่เน้นให้ความสนใจถึงความต้องการของพนักงานและการทำงานเป็นทีม
- ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการจ้างงานแบบตลอดชีพ เริ่มตั้งแต่การคัดเลือกบุคคลที่มีคุณสมบัติที่บริษัทต้องการไปจนถึงชีวิตการเป็นพนักงาน และเมื่อถึงเวลาปลดเกษียณ
ปรัชญาการบริหารทรัพยากรมนุษย์ทั่ว ๆ ไปนี้ จะถ่ายทอดต่อไปเรื่อย ๆ ภายในองค์การซึ่งผู้บริหารแต่ละระดับก็จะรับมาปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง ซึ่งจะเป็นเทคนิคพิเศษของการจัดการโดยเน้นให้ความสำคัญที่การพัฒนาทักษะของพนักงานอย่างต่อเนื่อง การเลื่อนตำแหน่งจะมีความสำคัญอันดับรองลงมา พนักงานจะถูกประเมินผลการทำงานในลักษณะของการทำงานเป็นทีมมากกว่าตัวบุคลมีการติดต่อสื่อสารแบบเปิด การให้ความช่วยเหลือและการให้รางวัล การตัดสินใจจะใช้วิธีให้ทุกคนมีส่วนร่วม โดยจะมีการให้ข้อมูลแก่ทุกคนที่เกี่ยวข้อง แล้วนำมาปรึกษาหารือกันก่อนที่จะทำการตัดสินใจผู้บังคับบัญชาจะให้ความสนใจในตัวของพนักงานทุก ๆ คน
กลยุทธ์ในการบริหาร
องค์การเป็นเสมือนตลาดแรงงานภายใน ในองค์การของญี่ปุ่นขนาดใหญ่ ๆ จะเป็นประเพณีว่าจะมีการว่าจ้างพนักงานผู้ชายตั้งแต่จบจากสถาบันการศึกษาใหม่ ๆ และคาดว่าเขาจะอยู่ทำงานกับองค์การไปจนปลดเกษียณ นโยบายการจ้างงานแบบตลอดชีพจะไม่ใช้กับสุภาพสตรีผู้ซึ่งจะออกจากงานเมื่อแต่งงาน แรงงานหญิงจะเป็นการทำงานชั่วคราว หรือการทำงานเป็นช่วงเวลาตามภาวะเศรษฐกิจที่นายจ้างจะขยายหรือลดกำลังแรงงาน แต่ในขณะเดียวกันองค์การจะรักษาอัตรากำลังแรงงานชายเอาไว้ บางครั้งในภาวะที่เศรษฐกิจตกต่ำจริง ๆ เท่านั้นจึงจะมีการเลิกจ้างพนักงานประจำซึ่งจะเป็นแรงงานชาย
องค์การของญี่ปุ่นได้ลงทุนอย่างมากในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ และพยายามดึงดูดให้พนักงานอยู่บริษัทนาน ๆ โดยการให้ค่าตอบแทนที่สูง ๆ เมื่อพนักงานมีอายุมากขึ้น ในขณะเดียวกันพนักงานที่ได้รับการฝึกอบรมจากองค์การ เขาก็จะเกิดความภูมิใจและจะตระหนักถึงความเป็นส่วนหนึ่งขององค์การ
พนักงานญี่ปุ่นหนุ่ม ๆ เมื่อเข้าทำงานใหม่ ๆ จะได้รับค่าจ้างค่อนข้างต่ำ และค่าตอบแทนนี้จะเพิ่มขึ้นไปเรื่อย ๆ ตามอายุงาน ส่วนใหญ่พนักงานตามองค์การใหญ่ ๆ พนักงานเก่าๆ จะมีค่าจ้างสูงกว่าพนักงานใหม่ ๆ ถึง 200-400 เปอร์เซ็นต์ในการขึ้นค่าจ้างประจำปีจะมีการนำอายุงานเข้ามาพิจารณาด้วย สวัสดิการต่าง ๆ จะให้โดยคำนึงถึงอายุงานด้วย เนื่องจากว่าองค์การของญี่ปุ่นจะบริหารเรื่องค่าตอบแทน โดยนำอายุการทำงานเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย และการจ้างงานจะจ้างตั้งแต่จบการศึกษาใหม่ ๆ แต่ถ้าได้คนที่มีประสบการณ์ก็จะไม่มีการนับค่าประสบการณ์ให้เหมือนกับระบบตะวันตก สวัสดิการต่าง ๆ ก็จะเริ่มคิดกันใหม่จึงทำให้พนักงานไม่อยากจะออกจากงานและไม่สามารถหางานใหม่ได้ด้วย
ประกาศปรัชญาการบริหารงานขององค์การออกมาอย่างชัดแจ้ง
พนักงานระดับบริหารของบริษัทญี่ปุ่นส่วนใหญ่จะเขียนปรัชญาการบริหารงานขององค์การปิดประกาศไว้ให้พนักงานทุกคนได้รับทราบ ปรัชญาเหล่านี้ ส่วนใหญ่จะอธิบายองค์การว่าเหมือนกับครอบครัวหนึ่ง ซึ่งพนักงานทุกคนขององค์การจะเป็นส่วนหนึ่งของครอบครัว ซึ่งแต่ละองค์การจะมีลักษณะพิเศษแตกต่างกันออกไป
ปรัชญาการบริหารงานแบบครอบครัวนี้จะเป็นแบบการให้ความสนิทสนมกลมเกลียวการทำงานเป็นทีม เป็นต้น คำว่า "ครอบครัว" จะเน้นถึงความเป็นกลุ่มหนึ่งของสังคมซึ่งจะมีการระมัดระวังในการเลือกสมาชิก และไม่ต้องการให้มีใครพ้นจากครอบครัวไปถึงแม้ว่าเขาจะไม่เป็นที่พอใจของครอบครัวก็ตาม การอบรมให้เกิดความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน จะก่อให้เกิดความจงรักภักดีซึ่งจะลดการเคลื่อนย้ายไปอยู่กับองค์การอื่นๆ ได้
ในการสร้างความผูกพันกับครอบครัว จะแสดงออกมาทางนโยบายของทางองค์การเช่นการหลีกเลี่ยงการเลิกจ้าง การจัดสวัสดิการให้มากเท่าที่จะให้ได้ องค์การจะต้องพยายามสร้างภาพพจน์ต่อพนักงานว่า องค์การมีความมั้นคง เพราะถ้าไม่สามารถสร้างได้จะพบว่าจะเป็นไปได้ยากในการสร้างการทำงานเป็นทีมและความร่วมมือ ในการแบ่งผลกำไรมาให้พนักงานบริษัทจะจัดสรรมาให้อย่างเต็มที่ทั้งในรูปของค่าจ้างและสวัสดิการต่าง ๆ เป็นต้น
เน้นกระบวนการอบรมสั่งสอน
การจ้างงานแบบตลอดชีพจะมีนโยบายเน้นการพัฒนาความสามัคคีเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกันภายในองค์การ ในการทำงานช่วงแรก ๆ ผู้ที่จบการศึกษามาใหม่ ๆ จะไม่รู้สึกโดดเดี่ยวเพราะว่าโครงสร้างของการดำรงชิวิตภายในองค์การจะพร้อมเสมอที่จะรับสมาชิกใหม่เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของชุมชน หลักเกณฑ์ในการคัดเลือกโดยทั่ว ๆ ไป ก็คือบุคลิกภาพของพนักงานใหม่จะต้องคล้าย ๆ หรือเข้ากันได้กับพนักงานเก่า ๆ ผู้สมัครจะถูกคัดออกในขบวนการคัดเลือก ถ้าเขาแสดงออกมาว่าเขาเป็นคนที่เข้ากับใครไม่ค่อยได้ หรือมาจากครอบครัวที่ไม่อบอุ่น การตัดสินใจที่จะรับพนักงานใหม่จะกระทำเมื่อแน่ใจว่าเขาผู้นั้น จะอยู่กับองค์การตลอดไป บางครั้งพนักงานบริหารระดับสูง ๆ จะเข้ามาร่วมสัมภาษณ์ด้วย และบางครั้งจะมีการเชิญอาจารย์ที่โรงเรียนมาสัมภาษณ์ด้วย
กระบวนการอบรมสั่งสอนสำหรับพนักงานใหม่จะเริ่มตั้งแต่โครงการปฐมนิเทศน์ซึ่งจะใช้เวลาประมาณ 6 เดือน โครงการนี้จะให้พนักงานใหม่ได้เรียนรู้เกี่ยวกับปรัชญาการดำเนินธุรกิจขององค์การ ลักษณะงานในหน่วยงานต่าง ๆ ขององค์การ ลักษณะการบริหารงานขององค์การ ก็เพื่อที่จะทำให้พนักงานใหม่ปรับตัวเข้าได้กับทั้งพนักงานเก่าและองค์การ พนักงานใหม่จะถูกคาดหวังว่าเขาก็เป็นส่วนหนึ่งขององค์การ ในการปฏิบัติงานการสอนงานให้พนักงานใหม่จะกระทำโดยผู้บังคับบัญชาหรือเพื่อนร่วมงานที่มีอาวุโสสูงกว่า ซึ่งการสอนงานในเรื่องวิชาชีพจะถูกให้ความสำคัญน้อยกว่าการอบรมให้เขาเข้ากับคนอื่น ๆ ในหน่วยงานได้ และเมื่อพนักงานใหม่ปฏิบัติงานไปชั่วระยะเวลาหนึ่งก็จะมีการโยกย้ายเพื่อให้พนักงานได้เรียนรู้งานใหม่ ๆ และรู้จักเพื่อนใหม่ ๆ มากขึ้น การโยกย้ายนี้จะเป็นส่วนหนึ่งของโครงการเพิ่มพูนประสบการณ์ในระยะยาวเพื่อการเลื่อนตำแหน่งในอนาคต
วิธีการในการบริหาร
การโยกย้ายและเลื่อนตำแหน่งอย่างช้า ๆ
การจ้างงานตลอดชีพจะมีผลทำให้การเลื่อนตำแหน่งทำได้ช้าลง เพราะการเลื่อนตำแหน่งจะทำได้เพียง 2 กรณี คือ
- องค์การขยายตัว
- เมื่อมีพนักงานเก่าปลดเกษียณไป
ข้อจำกัดในเรื่องการเลื่อนตำแหน่งนี้ทำให้การโยกย้ายงานมีความจำเป็นมากสำหรับองค์การของญี่ปุ่น ในการมอบหมายให้พนักงานไปรับผิดชอบงานใหม่ ๆ จะมีผลทางอ้อมให้พนักงานในระดับเดียวกันได้รู้จักกันมากขึ้น การยอมรับกันอย่างไม่เป็นทางการก็จะเกิดขึ้นซึ่งจะมีประโยชน์อย่างมากต่อการเลื่อนตำแหน่งในอนาคต
ในการเลื่อนตำแหน่งจะพิจารณาปัจจัยสองประการคือ ผลการปฏิบัติงานในอดีตและอายุการทำงาน พนักงานที่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งจะได้รับผลประโยชน์เพิ่มทั้งในด้านการเงินและการยอมรับ สำหรับพนักงานที่มีผลการปฏิบัติงานเด่น ๆ แต่ยังไม่อาวุโสพอ ถึงแม้วาเขาจะหมดโอกาสในการเลื่อนตำแหน่งแต่เขาก็จะถูกมอบหมายให้มีความรับผิดชอบสูงขึ้นได้ การโยกย้ายงานบ่อย ๆ จะทำให้พนักงานได้รับการฝึกอบรมได้เรียนรู้งานใหม่ ๆ เพิ่มขึ้น พนักงานจะถูกฝึกให้เป็นผู้รอบรู้อย่างกว้าง ๆ มากกว่าเป็นผู้เชี่ยวชาญเฉพาะสาขาวิชาชีพใดสาขาวิชาชีพหนึ่ง ระบบการจ้างงานแบบตลอดชีพและการฝึกอบรมพนักงานให้เป็นรู้รอบรู้อย่างกว้าง ๆ จะเป็นเครื่องมือที่จะช่วยลดการย้ายงานระหว่างองค์การได้
การประเมินผลจากคุณสมบัติและพฤติกรรม
การประเมินผลงานจะไม่ประเมินเฉพาะผลการปฏิบัติงานเท่านั้น แต่จะประเมินจากบุคลิกภาพและพฤติกรรมบางอย่างเช่น ความคิดสร้างสรรค์ วุฒิภาวะทางอารมณ์ ความร่วมมือกับคนอื่น ๆ ภาวะความเป็นผู้นำ การตัดสินใจ เป็นต้น การประเมินผลงานนี้จะต้องทำอย่างมีเหตุผลและสามารถอธิบายให้พนักงานเข้าใจได้ว่าผลการปฏิบัติงานของเขาเป็นอย่างไร มีจุดเด่น จุดบกพร่องอย่างไร
การประเมินผลงานจะให้ความสนใจไปยังผลงานของกลุ่มด้วย การคบค้าสมาคมในหมู่เพื่อนจะทำให้เห็นถึงความสามารถและศักยภาพของพนักงานเมื่อเปรียบเทียบกับพนักงานคนอื่น ๆ ในกลุ่ม
ความสำคัญของการทำงานเป็นทีม
การบริหารระบบญี่ปุ่นจะเน้นให้ความสำคัญของการทำงานเป็นทีม งานจะถูกมอบหมายให้กับกลุ่มมากกว่าปัจเจกบุคคล การสร้างความสามัคคีในกลุ่มจะเกิดขึ้นได้ โดยการกระจายความรับผิดชอบไปยังสมาชิกกลุ่มทุก ๆ คน ในการแก้ปัญหาจะใช้กลุ่มมากกว่าผู้เชี่ยวชาญ เพราะจะเป็นการสร้างขวัญกำลังใจและเพิ่มความเป็นผู้นำของพนักงาน
กลุ่มงานต่าง ๆ ในองค์การจะมีขอบเขตจำกัดตามความรับผิดชอบของกลุ่มเท่านั้น โดยจะมีบริษัทเป็นผู้คอยประสานงานกิจกรรมระหว่างกลุ่มและควบคุมการฝึกอบรมต่าง ๆ การประเมินผลงานของกลุ่มจะประเมินจากขนาดของกลุ่มจำนวนครั้งของการย้ายงาน จำนวนและความเร็วของการผลิต เป็นต้น การทำงานเป็นทีมนี้ไม่เพียงแต่จะเป็นปรัชญาในการบริหารเท่านั้นแต่จะมีผลพลอยได้ทำให้พนกังานมีความรู้กว้างขึ้น ซึ่งจะสามารถทำงานแทนกันได้เมื่อมีใครมาหยุดงานไป
การสื่อข้อความแบบเปิด
องค์การของญี่ปุ่นส่วนใหญ่จะใช้การติดต่อสื่อสารแบบ face-to-face โดยผ่านทางกลุ่มงานต่าง ๆ โดยเปิดโอกาสให้สมาชิกของกลุ่มแสดงความคิดเห็นได้ทุกโอกาส พนักงานบริหารของญี่ปุ่นจะกันบริเวณที่ทำงานของตนส่วนหนึ่งเอาไว้ เพื่อใช้เป็นที่สำหรับร่วมปรึกษาหารือกับเพื่อนและผู้ใต้บังคับบัญชา ในโรงเรียนโฟร์แมนจะอยู่ใกล้ชิดกับพนักงานในการปฏิบัติงานตลอดเวลา แม้กระทั่งผู้จัดการโรงงานก็จะใช้เวลาส่วนใหญ่อยู่กับพนักงานมากกว่านั่งโต๊ะทำงานในสำนักงาน
การติดต่อสื่อสารแบเปิดนี้จะรวมถึงการติดต่อสื่อทั้งที่เป็นลายลักษณ์อักษรและไม่เป็นลายลักษณ์อักษร การโยกย้ายพนักงานจะมีส่วนช่วยให้ติดต่อสื่อสารที่ไม่เป็นทางการกระจายไปทั่วทั้งองค์การได้
การมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ
การตัดสินใจใด ๆ ที่จะเกี่ยวข้องกับกลุ่มผู้บริหารจะยังไม่ทำการตัดสินใจลงไปจนกว่าจะได้ร่วมปรึกษาหารือกับพนักงานเสียก่อนว่าเขามีความคิดเห็นกันอย่างไร ในกรณีที่มีความเห็นจัดแย้งกันก็จะใช้วิธีการอธิบายหาเหตุผลให้ฝ่ายที่ไม่เห็นด้วยคล้อยตามเสียก่อน เมื่อทุกคนในกลุ่มเห็นคล้อยตามกันแล้ว การตัดสินใจก็จะทำไปตามมติของกลุ่มและสมาชิกกลุ่มก็จะเต็มใจปฏิบัติตามซึ่งการกระทำตามวิธีการเหล่านี้ให้ได้ผลนั้น จะต้องมีการสื่อข้อความและการแลกเปลี่ยนข้อมูลกันในหมู่พนักงานเป็นอย่างดีเสียก่อน
ให้ความสนใจในตัวพนักงาน
การติดต่อสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ นอกจากจะมีส่วนช่วยในการตัดสินใจแล้ว ยังจะต่อให้พนักงานเห็นด้วยว่าผู้บังคับบัญชาของเขาเอาใจใส่ให้ความสนใจในตัวเขามากน้อยขนาดไหน ผู้บริหารชาวญี่ปุ่นจะใช้เวลาจำนวนมากในการพูดคุยกับพนักงาน ซึ่งความสัมพันธ์อันนี้จะช่วยให้ผู้บริหารเข้าใจถึงความต้องการและปัญหาของพนักงานทุกคน ซึ่งปัญหาหรือความต้องการใด ๆ ที่เป็นของคนส่วนใหญ่ พวกบริหารก็จะไม่ละเลยเข้าไปช่วยเหลืออย่างเต็มใจ พนักงานก็จะรู้สึกว่าเขาเป็นส่วนหนึ่งขององค์การเมื่อเขามีปัญหาองค์การก็ให้ความสนใจและเข้ามาช่วยเหลือ
ด้านสวัสดิการต่าง ๆ ของบริษัท
จะจัดให้มีในหลาย ๆ ลักษณะ ทั้งทางด้านกีฬาบันเทิงและด้านวัฒนธรรมต่าง ๆ สวัสดิการนี้ไม่เพียงแต่จะให้เฉพาะตัวพนักงานเท่านั้น สวัสดิการบางอย่างยังให้ครอบคลุมไปถึงครอบครัวด้วย เช่นทุนการศึกษาบุตร การประกันสุขภาพครอบครัวบ้านพักอาศัย เป็นต้น ทั้งนี้ก็เพื่อจะสร้างแนวความคิดที่ว่าพนักงานและครอบครัวของพนักงานก็เป็นส่วนหนึ่งขององค์การ ซึ่งองค์การจะต้องเข้ามาดูแลเมื่อประสบภาวะเดือดร้อน
การบริหารงานระบบญี่ปุ่นนั้นจะมุ่งเน้นให้ความสำคัญเป็นอย่างมากในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในแง่ของการสร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างพนักงานกับองค์การ ว่าเปรียบเสมือนครอบครัวเดียวกันต้องพึ่งพาอาศัยซึ่งกันและกันเมื่อพนักงานร่วมมือกันปฏิบัติงานจนองค์การประสบความสำเร็จเจริญก้าวหน้าเติบโตขึ้นไปเรื่อย ๆ องค์การก็มีข้อมูลผูกพันที่จะต้องแบ่งปันผลประโยชน์ที่องค์การได้รับกลับมาให้พนักงานทุก ๆ คน ทั้งในส่วนของความมั่นคง การยอมรับ การมีส่วนร่วมความปลอดภัยในการทำงานและผลประโยชน์ตอบแทนต่าง ๆ ทุก ๆ โอกาสที่จะทำได้ ถึงแม้จะอยู่ในช่วงที่เศรษฐกิจตกต่ำ หรือ ฐานะทางการเงินของบริษัทไม่ดีก็ตาม
นิตยสารผู้จัดการ ( พฤษภาคม 2528)
